Dự án (Project) là gì?

Trước khi nói đến “Quản lý dự án”, tôi nghĩ rằng chúng ta nên cùng nhau định nghĩa lại “Dự án” là gì?.

Khi nhắc đến từ khoá “Dự án”, hầu hết mọi người sẽ nghĩ đến một cái gì đó rất chuyên nghiệp, ví dụ như: quy trình, giám đốc, công ty, tập đoàn, ..; tuy nhiên trên thực tế, “Dự án” đơn giản chỉ là một hoạt động hoặc một chuỗi những hoạt động được xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc một cách rõ ràng, để đạt được một mục tiêu nào đó, với một nguồn lực giới hạn.

Mỗi một dự án được lập ra để đạt một mục tiêu riêng, thường là “nắm bắt cơ hội” hoặc “giải quyết vấn đề” nào đó. Chính vì như vậy, hoạt động của dự án chỉ diễn ra một lầnkhông có tính lặp lại.

Các dự án xuất hiện ở khắp mọi nơi trong cuộc sống thường ngày của chúng ta mà chúng ta không để ý đến. Ví dụ như: Tổ chức đám cưới, xây nhà, mở một cửa hàng online, học một kỹ năng mới, tổ chức một chuyến du lịch, ..; Tất cả những hoạt động kể trên đều có thể coi là những dự án.

Quản lý dự án (Project Management) là gì?

Mỗi một dự án đều có mục tiêu riêng, vậy “Quản lý dự án” đơn giản chỉ là việc sử dụng những hiểu biết, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật để đạt được mục tiêu của dự án.

Ví dụ bạn dự định mở một cửa hàng online, thế thì những việc bạn cần làm sẽ là: Xác định khách hàng, nhu cầu của khách hàng, sản phẩm sẽ bán, nguồn nhập hàng, các kênh bán hàng, số vốn cần có, các nhân sự tham gia, …; Mọi hoạt động động kể trên đều có thể liệt vào các đầu việc thuộc phạm vi quản lý dự án.

Để làm rõ hơn thì chúng ta có thể trả lời những câu hỏi sau:

Câu hỏi 1: Vấn đề chúng ta đang giải quyết là gì? (Hoặc cơ hội chúng ta đang nắm bắt là gì?)

Câu hỏi này sẽ giúp chúng ta xác định được mục tiêu của dự án, lí do vì sao mà dự án đó được ra đời.

Câu hỏi 2: Chúng ta sẽ giải quyết vấn đề đó bằng cách nào?

Bằng cách trả lời câu hỏi này, chúng ta sẽ xác định được các “Giải pháp” và cách thức để giải quyết được vấn đề. Xác định được những việc chúng ta cần làm, những gì chúng ta cần tạo ra, nguồn lực chúng ta cần để đạt được mục tiêu của dự án.

Câu hỏi 3: Kế hoạch của chúng ta là gì?

Sau khi đã xác định được Mục tiêu và Giải pháp thì bước tiếp theo chúng ta cần có kế hoạch chi tiết từng bước để thực hiện chúng. Chúng ta sẽ lên danh sách những việc cần làm, nguồn lực cần có, các lịch trình, các quy trình liên quan, …

Câu hỏi 4: Làm thế nào để chúng ta biết chúng ta đã hoàn thành dự án?

Có rất nhiều dự án không có hồi kết, chỉ vì ngay từ đầu nó không được xác định một điểm đến rõ ràng. Chúng ta cần xác định trước đích đến và cách thức để kiểm tra xem chúng ta đã đến đích hay chưa.

Phạm vi thành công (Success Criteria) sẽ giúp chúng ta đánh giá kết quả của dự án, với điều kiện nó phải “đo đếm được”.

Câu hỏi 5: Dự án đã diễn ra như thế nào?

Sau khi dự án kết thúc, phần lớn chúng ta sẽ quên mất một việc quan trọng, đó là: Đánh giá lại dự án. Chúng ta có thể rút được rất nhiều những kinh nghiệm thông qua việc trả lời những câu hỏi như: Điều gì chúng ta đã làm tốt? Điều gì chưa tốt? Tại sao? Điều gì chúng ta có thể cải tiến trong dự án tiếp theo?

Vậy tổng kết lại, chúng ta có thể nói việc Quản lý dự án về bản chất chính là việc sử dụng những hiểu biết, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật một cách khoa học để trả lời những câu hỏi phía trên, từ đó đạt được mục tiêu của dự án.